Werkkostenregeling

Werkkostenregeling

Vanaf 1 januari van dit jaar moeten werkgevers voor alle vergoedingen en verstrekkingen aan personeel de werkkostenregeling toepassen. In de praktijk is nog veel onduidelijk voor zowel werkgevers als personeel.

Een van de nieuwe regels is dat een werkgever de mogelijkheid heeft om tot 1,2% van de loonsom belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers te doen. Dit wordt in de praktijk de ‘vrije ruimte’ genoemd. Een ruime marge, zo lijkt het, maar in de praktijk blijkt dat deze vrije ruimte al snel is verbruikt met vergoedingen die voorheen onder een vrijstelling vielen. Hogere vergoedingen dan 1,2% van de loonsom kosten de werkgever 80% loonbelasting. De werknemer merkt hier niets van.

Belasting besparen via de personeelsvereniging
De kosten van een personeelsfeest, een kerstpakket of andere voorzieningen voor het personeel vallen in de vrije ruimte. Is die opgebruikt, dan lopen de kosten voor de werkgever op. Deze kostenstijging kan worden beperkt door gebruik te maken van een personeelsvereniging. Een dergelijke vereniging wordt opgericht en in hoofdzaak bestuurd door de werknemers. Niet de werkgever, maar de personeelsvereniging organiseert het personeelsfeest en andere voorzieningen. De kas wordt gevuld door werkgever en werknemers samen. Als de werkgever niet meer inlegt dan de werknemers samen kan de personeelsvereniging belastingvrij aan de leden uitkeringen doen en evenementen bekostigen. Bij een correcte uitvoering kan de werkgever belasting besparen zonder dat de werknemers erop achteruitgaan. Een voorbeeld maakt dit duidelijk:

Een werknemer ontvangt een voorziening ter waarde van € 100. Dit kost de werkgever (bij overschrijding van de vrije ruimte) € 100 + € 80 loonbelasting, totaal € 180.

Stel dat werkgever en werknemer ieder € 50 bijdragen aan de personeelsvereniging en dat de werkgever de inleg van € 50 vergoedt aan de werknemer. Hierover moet hij 80% loonbelasting ofwel € 40 afdragen. De werkgever is dan € 50 inleg, € 50 vergoeding aan de werknemer en € 40 loonbelasting kwijt, in totaal € 140. De werkgever bespaart € 40. Voor de werknemer maakt het niet uit.

Lunchkosten
Maaltijden die enig zakelijk belang hebben, kunnen belastingvrij worden vergoed of verstrekt. Onder een zakelijk belang wordt bijvoorbeeld verstaan een maaltijd met relaties of een maaltijd bij overwerk. Voor een gratis lunch in de bedrijfskantine geldt geen vrijstelling. De waarde van een gratis maaltijd is vastgesteld op een vast bedrag van € 3,15 per maaltijd, te verminderen met het bedrag dat de werknemer zelf betaalt. De werkgever kan het te belasten bedrag bij het loon van elke werknemer tellen. Dan betaalt de werknemer de belasting. De werkgever kan er ook voor kiezen om het totaalbedrag van alle belaste maaltijden verminderd met de eigen bijdrage van de werknemers onder te brengen in de vrije ruimte. In dat geval hoeven de verstrekte maaltijden niet per werknemer te worden bijgehouden.

Parkeren
De parkeerkosten van een werknemer die in een auto van de zaak rijdt kunnen belastingvrij worden vergoed. Voor werknemers die hun eigen auto gebruiken voor woon/werkverkeer en voor dienstreizen is dat veel minder eenvoudig. Voor elke zakelijke kilometer mag maximaal € 0,19 worden vergoed. Kosten voor parkeren en tolgelden zijn hierbij inbegrepen. In de praktijk komt het erop neer dat een vergoeding voor parkeerkosten tijdens dienstreizen vrijwel altijd belast zal zijn.

Parkeergelegenheid bij de werkplek is belastingvrij als de parkeerplek zich bevindt op een plaats waarvoor de werkgever arbo-verantwoordelijkheid draagt. De waarde van een parkeerplek is wel belast als de werkgever een parkeerplaats bij een derde huurt, bijvoorbeeld een parkeergarage. De factuurwaarde van de parkeerplaats moet in dat geval bij het loon worden geteld.